Die NebenkostenabrechnungLeitfaden für Vermieter

Die Frist: zwölf Monate

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2026 also bis zum 31. Dezember 2027. Kommt sie später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen – ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Was umgelegt werden darf

Umlagefähig sind nur die Kostenarten der Betriebskostenverordnung – und nur, wenn der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht. Dazu gehören unter anderem:

• Grundsteuer
• Wasser, Abwasser, Niederschlagswasser
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Allgemeinstrom (Treppenhaus, Keller, Außenbeleuchtung)
• Schornsteinfeger
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart
• Kabelanschluss (nur noch bis Mitte 2024; seitdem nicht mehr umlagefähig)
• sonstige Betriebskosten, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind (z. B. Wartung der Rauchmelder)

Was nicht umgelegt werden darf

• Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Kontoführung)
• Instandhaltung und Reparaturen
• Erhaltungsrücklage
• Leerstandskosten
• Rechts- und Beratungskosten

Bei Eigentumswohnungen enthält die Hausgeldabrechnung umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen; Vermieter müssen sie trennen.

Verteilerschlüssel

Ohne abweichende Vereinbarung werden Betriebskosten nach Wohnfläche verteilt. Kosten, die nach Verbrauch erfasst werden (Wasser mit Zählern), werden nach Verbrauch abgerechnet. Für Müll oder Aufzug sind auch Personen- oder Einheitenschlüssel üblich, wenn sie vereinbart sind.

Heizkosten: Nach der Heizkostenverordnung müssen 50 bis 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche. In bestimmten Gebäuden mit schlechtem Dämmstandard sind 70 % Pflicht. Werden Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen. Seit 2022 müssen Vermieter mit fernablesbaren Zählern außerdem monatliche Verbrauchsinformationen bereitstellen.

Aufbau einer korrekten Abrechnung

Jede Abrechnung muss enthalten:

1. Abrechnungszeitraum (höchstens zwölf Monate)
2. Gesamtkosten je Kostenart
3. Verteilerschlüssel und dessen Erläuterung
4. Anteil des Mieters je Kostenart
5. Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
6. Nachzahlung oder Guthaben

Beispiel: Abrechnung für eine Wohnung in Bayreuth

Ein Haus mit sechs Wohnungen und 450 m² Gesamtwohnfläche. Die Mieterin bewohnt 75 m² (16,67 % der Fläche) und hat 2.160 € Vorauszahlungen geleistet.

Bei einer Nachzahlung in dieser Größenordnung bietet es sich an, die monatliche Vorauszahlung um rund 35 € zu erhöhen.

CO₂-Kosten: seit 2023 aufgeteilt

Seit 2023 tragen Vermieter einen Teil der CO₂-Kosten, die mit dem Brennstoff für Heizung und Warmwasser bezahlt werden. Die Aufteilung folgt einem Stufenmodell nach dem CO₂-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter: Je schlechter das Gebäude, desto höher der Anteil des Vermieters – bei sehr ineffizienten Häusern bis zu 95 %, bei sehr effizienten Gebäuden 0 %.

Die Angaben zu Brennstoffmenge und CO₂-Preis stehen auf der Rechnung des Versorgers. Vermieter müssen die Aufteilung in der Abrechnung ausweisen; fehlt sie, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 % kürzen. Für Eigentümer älterer Häuser ist das ein zusätzliches Argument für eine Sanierung – siehe Energetische Sanierung und Heizungsgesetz (GEG).

Vermietete Eigentumswohnung: aus dem Hausgeld zur Abrechnung

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, erhält vom WEG-Verwalter eine Hausgeldabrechnung. Diese ist nicht die Betriebskostenabrechnung für den Mieter. So gehen Sie vor:

1. Umlagefähige Positionen aus der Hausgeldabrechnung herausfiltern (Heizung, Wasser, Müll, Reinigung, Versicherung, Allgemeinstrom).
2. Verwaltung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen streichen.
3. Die Grundsteuer ergänzen – sie wird direkt vom Eigentümer gezahlt und steht nicht in der WEG-Abrechnung.
4. Verteilerschlüssel prüfen: Der Mietvertrag kann vorsehen, dass die Schlüssel der WEG übernommen werden. Sonst gilt die Wohnfläche.
5. Vorauszahlungen abziehen und an den Mieter senden – innerhalb der Zwölfmonatsfrist.

Kommt die WEG-Abrechnung spät, entbindet das nicht von der Frist. Viele Vermieter rechnen deshalb mit vorläufigen Zahlen ab oder bitten den Verwalter um eine frühzeitige Abrechnung. Mehr zur WEG im Ratgeber Eigentumswohnung, WEG und Hausgeld.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot

Vermieter dürfen nur Kosten umlegen, die bei ordentlicher Bewirtschaftung angemessen sind. Überteuerte Hausmeisterverträge, unnötige Versicherungen oder Dienstleister zu deutlich überhöhten Preisen kann der Mieter beanstanden. Holen Sie bei größeren Verträgen gelegentlich Vergleichsangebote ein – das schützt vor Streit und senkt die Kosten für alle. Eine Orientierung bietet der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds.

Die häufigsten Streitpunkte

Eine sauber geführte Abrechnung ist auch ein Verkaufsargument: Käufer von vermieteten Objekten verlangen die Abrechnungen der letzten Jahre. Mehr unter Mietrecht und Mieter finden.

Der Jahresablauf für Vermieter

Wer das ganze Jahr über einen Ordner – digital oder auf Papier – mit allen Rechnungen führt, erstellt die Abrechnung in wenigen Stunden. Bewahren Sie Belege mindestens bis zum Ende der Einwendungsfrist auf; für die Steuer gelten längere Fristen.

Grundsteuer: Bayern rechnet anders

Seit 2025 gilt in Bayern das Flächenmodell. Die neue Grundsteuer kann deshalb höher oder niedriger ausfallen als früher – oft steigt sie bei großen Grundstücken mit kleinen Gebäuden und sinkt bei dicht bebauten Grundstücken in guten Lagen. Für die Nebenkostenabrechnung gilt:

1. Die Grundsteuer bleibt umlagefähig, wenn der Mietvertrag das vorsieht.
2. Sie wird in der Regel nach Wohnfläche verteilt, bei Eigentumswohnungen gilt der Bescheid für die einzelne Wohnung.
3. Hat sich die Grundsteuer deutlich verändert, lohnt es sich, die Vorauszahlungen anzupassen.

Informieren Sie Ihre Mieter frühzeitig, wenn die Grundsteuer stark gestiegen ist – das vermeidet Rückfragen bei der Abrechnung.

Gewerbemietverträge: mehr Gestaltungsspielraum

Für Gewerbeflächen gelten die Vorschriften der Betriebskostenverordnung nicht zwingend. Im Gewerbemietvertrag können auch Verwaltungskosten, Instandhaltung oder Centermanagement umgelegt werden – vorausgesetzt, sie sind klar und transparent vereinbart. Pauschale Formulierungen wie „sämtliche Nebenkosten“ reichen dafür nicht. Gerade bei Ärztehäusern und Gewerbeparks sind klare Regelungen wichtig, weil sie den Ertragswert der Immobilie beeinflussen. Mehr unter Gewerbeimmobilie bewerten.

Nebenkosten beim Verkauf einer vermieteten Immobilie

Wird eine vermietete Wohnung mitten im Jahr verkauft, stellt sich die Frage, wer abrechnet. Grundsätzlich rechnet derjenige ab, der zum Ende des Abrechnungszeitraums Vermieter ist – meist also der Käufer, auch für die Monate vor dem Verkauf. Verkäufer und Käufer sollten deshalb im Kaufvertrag regeln, wie Vorauszahlungen und Kosten untereinander ausgeglichen werden, und alle Belege übergeben. Mehr zum Verkauf vermieteter Objekte unter Immobilie verkaufen: Ablauf.

Digitale Hilfsmittel

Viele private Vermieter erstellen ihre Abrechnung mit Tabellenkalkulation oder spezieller Software für Vermieter. Solche Programme rechnen die Verteilung automatisch, berücksichtigen Leerstand und Mieterwechsel und erzeugen ein übersichtliches Dokument für jeden Mieter. Wer mehrere Wohnungen besitzt, spart damit viel Zeit und vermeidet Rechenfehler.